档案全生命周期管理

      档案收集是档案管理生命周期中的重要一环。它是指将分散在各个部门、个人手中或其他来源的有保存价值的文件、资料等集中起来的过程。

档案收集的重要性

1. 确保档案完整性
   • 通过全面的档案收集，可以保证档案内容的完整性，避免重要信息的遗漏。例如，在企业中，不同部门可能会产生与业务相关的文件，只有将这些文件全部收集起来，才能完整地反映企业的运营情况。
2. 保障档案质量
   • 对档案进行收集时，可以对档案的质量进行初步筛选和控制。确保收集到的档案符合一定的标准，如文件格式正确、内容清晰等，这有助于后续的档案管理工作。

档案收集的范围

1. 内部来源
   • 各部门文件：包括企业内部各个部门在日常工作中产生的文件，如行政部门的会议记录、财务部门的财务报表、研发部门的项目文档等。
   • 个人文件：员工个人在工作过程中产生的有价值的文件，如工作总结、技术创新成果等。
2. 外部来源
   • 上级机关文件：对于机关单位来说，上级机关下发的政策文件、通知等都需要进行收集。
   • 相关单位文件：与本单位有业务往来的其他单位提供的文件，如合作协议、往来信函等。

档案收集的方法

1. 定期收集
   • 设定固定的时间周期，如每月或每季度，对各部门的档案进行集中收集。这种方法有助于形成规律，确保档案收集工作的有序进行。
2. 定向收集
   • 根据特定的项目或工作需求，有针对性地收集相关档案。例如，在进行企业历史资料整理时，定向收集早期的重要文件和记录。
3. 随时收集
   • 对于一些重要的、紧急产生的档案，需要随时进行收集。例如，重要会议结束后，立即收集会议文件和资料。

      在档案管理生命周期图中，档案收集是起始环节，它为后续的档案整理、扫描录入、归档入库等工作提供了基础，确保整个档案管理流程的顺利开展。

1. 定义

   • 档案归档是档案管理中的一个关键环节，它是指将办理完毕且具有保存价值的文件、材料，按照一定的规则和方法进行系统整理、分类，然后移交至档案部门集中保存的过程。这些文件材料包括但不限于纸质文件、电子文件、照片、音频、视频等多种形式。

2. 目的

   • 保证档案的完整性和系统性：通过归档，可以将分散在各个部门、各个业务环节的文件收集起来，按照时间顺序、主题内容、文件类型等因素进行整理分类，使档案形成一个有机的整体。例如，在企业中，将一个项目从策划、实施到验收的所有相关文件进行归档，能够完整地展现该项目的全过程，方便日后查询和利用。
   • 方便检索和利用：合理的归档方式可以为档案的检索提供便利。通过建立科学的分类体系和索引目录，当需要查找某一特定的档案时，可以快速定位。比如，在一个图书馆的档案管理中，按照图书类别、作者、出版年份等因素进行归档，读者或工作人员就能通过这些线索迅速找到所需的图书相关档案。
   • 确保档案安全：将档案移交到专门的档案部门进行集中保存，可以利用档案部门的专业保管设施和环境条件，如适宜的温湿度控制、防火、防盗、防虫等措施，保障档案的安全。对于一些珍贵的历史档案或重要的机密档案，这种安全保障尤为重要。

3. 归档的主要流程

   • 收集文件材料：
     • 这是归档的第一步，需要从各个来源收集文件。在机关单位，要收集各科室在日常办公过程中形成的文件，包括上级来文、下级请示报告、本单位的发文等。在企业中，要收集业务部门的合同文件、财务部门的报表、人事部门的员工档案等。收集过程要确保文件的完整性，避免遗漏重要文件。
   • 整理文件材料：
     • 分类：根据预先确定的分类方案对文件进行分类。常见的分类方法有年度分类法（按文件形成的年度划分）、组织机构分类法（按文件形成的部门划分）、问题分类法（按文件内容所反映的问题划分）等。例如，在政府部门，采用年度 - 组织机构分类法，先按年度将文件分类，在同一年度内再按不同的机构部门进行细分。
     • 排列顺序：对同一类别的文件，要按照一定的顺序进行排列。如按时间先后顺序排列文件，或者对于有密切关联的文件按重要程度排列。对于成套性的文件，如会议文件，可按会议通知、会议议程、会议决议等顺序排列。
     • 编号：对整理好的文件进行编号，以便于识别和管理。编号可以采用多种形式，如按类别 - 顺序号的方式，对于文书档案可以是 “WS - 001”（WS 代表文书档案，001 是顺序号）。
     • 编制目录：编制档案目录是归档过程中的重要环节。目录内容通常包括文件编号、文件标题、日期、页数、保管期限等信息。目录的形式有案卷目录、卷内文件目录等。通过编制目录，可以方便后续的检索和利用。
   • 装订或装盒：
     • 对于纸质文件，经过整理后通常需要进行装订，以保持文件的整齐和便于保存。装订方式可以是线装、胶装等，要根据文件的厚度和性质选择合适的装订方式。对于一些特殊的文件，如大幅面的图纸，可以采用折叠后装盒的方式进行保存。同时，在装订或装盒过程中，要注意在文件或盒子上标注必要的信息，如档案类别、编号范围、年度等。
   • 移交档案部门：
     • 完成前面的步骤后，将整理好的档案移交至档案部门。移交时要办理严格的移交手续，包括填写移交清单，清单内容应与档案目录一致，双方签字确认。档案部门接收档案后，会按照自身的保管规则将档案存放在合适的位置，如档案库房的特定区域或档案架的特定位置。

一、定义

档案入库是指经过一系列前期处理（如收集、整理、扫描、鉴定等）的档案，按照特定的规则和要求被存放到档案库房中的过程。

二、目的

1. 确保档案安全
   • 档案库房通常具备适宜的温湿度、防火、防盗、防虫、防潮等条件。将档案入库，可以使其在一个良好的环境中保存，避免因外界环境因素导致档案损坏或丢失。例如，珍贵的历史文献档案入库后，能够在恒温恒湿的环境下长期保存，防止纸张霉变、字迹褪色等问题。
2. 便于管理和检索
   • 档案入库时会按照一定的分类体系和编号规则存放，便于后续的查找和管理。例如，在企业档案库中，按照部门、年份、项目等分类将档案入库，当需要查找某一项目的相关档案时，能够根据其入库时的编号和位置迅速定位。

三、档案入库的主要流程

1. 确定存放位置
   • 根据档案的类别、重要程度、使用频率等因素，确定其在库房中的存放位置。常见的方法有：
     • 分类存放：按照档案的类型（如文书档案、科技档案、会计档案等）分别存放在不同的区域。
     • 流水号存放：按照档案的编号顺序依次存放，这种方法适合档案数量较大且没有明显类别区分的情况。
2. 档案上架
   • 将档案搬运至确定的存放位置并放置在相应的档案架上。在这个过程中，要注意档案的摆放顺序和方向，确保整齐有序。例如，对于装订成册的档案，通常竖直放置在档案架上，并按照编号从小到大的顺序排列。
3. 登记入库信息
   • 对入库的档案进行详细登记，包括档案名称、编号、入库日期、存放位置、保管期限等信息。这些信息通常记录在档案库房的管理台账或电子管理系统中，便于日后查询和管理。例如，通过档案管理软件，可以快速查询到某份档案的入库时间和具体存放位置。
4. 检查核对
   • 对入库的档案进行检查核对，确保入库档案与前期处理的档案清单一致，避免出现档案遗漏或错放的情况。如果发现问题，及时进行调整和处理。

在档案管理生命周期图中，档案入库是档案整理、扫描录入等前期工作的延续，也是后续档案利用、统计等工作的基础，对整个档案管理的有序运行起到重要作用。

1. 档案鉴定
   • 定义
     • 档案鉴定是指对档案的价值进行鉴别和判定的工作。在当年，档案鉴定具有重要意义。它包括对档案的真伪鉴别，以及对档案的保存价值进行评估。
   • 目的
     • 通过鉴定，区分档案的不同价值，确定哪些档案需要长期保存，哪些档案在一定期限后可以销毁。例如，对于一个企业来说，与核心业务相关的重要合同档案可能具有长期保存价值，而一些日常办公的临时性通知文件可能保存价值较低。
   • 方法
     • 首先是分析档案内容，查看其是否反映了重要事件、决策、业务往来等。其次，考虑档案的来源，如来自高层管理部门的档案往往更具重要性。还会考虑档案的形式，如原始手稿可能比副本更有价值。

1. 档案编研
   • 定义
     • 档案编研是对档案信息进行编辑、研究和开发利用的工作。在当年，档案编研是挖掘档案潜在价值的重要手段。
   • 目的
     • 一是为了便于档案的利用，通过对大量档案资料进行系统整理和编辑，形成专题资料、文件汇编等，方便用户查阅。例如，一个城市的档案馆可以将历年的城市规划档案编研成《城市规划发展历程》一书，供城市规划部门和研究人员使用。二是为了通过研究档案，揭示历史规律，提供决策参考等。
   • 方法
     • 确定编研主题，比如以某一历史时期的经济发展为主题，然后围绕该主题收集相关档案资料。对收集到的资料进行筛选、整理、编辑，可能还会对档案中的数据进行分析，最后形成编研成果，如专题报告、年鉴、大事记等。

总之，当年的档案鉴定编研工作是档案管理中的重要环节，通过鉴定确保档案的质量和价值，通过编研充分发挥档案的作用。

定义

档案销毁是档案管理工作中的一个重要环节，它是指经过一定的鉴定程序，对那些已失去保存价值或者已超过保管期限的档案，采用合适的方法进行销毁处理的过程。这一环节是对档案资源进行优化和清理的必要手段，以确保档案库中留存的都是具有价值的档案。

二、档案销毁的必要性

1. 节省存储空间
   • 随着时间的推移，档案数量会不断增加，档案库的存储空间是有限的。销毁那些不再有保存价值的档案，可以释放存储空间，用于存放更有价值的新档案。例如，一些企业的日常行政文件，如考勤记录、一般性通知等，在保存一定期限后，对于企业的运营和决策已无参考价值，这些档案就可以销毁以腾出空间。
2. 降低管理成本
   • 档案的保管需要投入人力、物力和财力，包括档案库房的维护、档案设备的使用、档案管理人员的费用等。销毁无用档案可以减少这些方面的支出。例如，对于大型的档案管理机构，不再需要为大量无价值档案的长期保存而投入资源用于温湿度控制、防虫防潮等环境维护工作。
3. 保障档案利用效率
   • 过多无用档案会干扰档案的检索和利用过程，增加查找有价值档案的难度。通过销毁，使档案库中的档案更加精炼，有助于提高档案检索和利用的效率。例如，在研究机构的档案库中，如果充斥着大量过期的实验数据记录（已被新数据覆盖且无特殊参考价值），销毁这些记录后，研究人员能够更快速地找到他们真正需要的关键研究档案。

三、档案销毁的程序

1. 鉴定档案价值
   • 这是档案销毁的前提。由档案管理人员、相关业务部门人员和专家组成鉴定小组，根据档案的保管期限表、档案的实际利用情况以及单位的业务发展需求等因素，对档案进行全面评估。例如，对于文书档案，要查看其内容是否涉及重要决策、法规依据、重要事件记录等；对于科技档案，要考虑其技术的时效性、是否为关键技术研发过程记录等。
2. 编制销毁清单
   • 经过鉴定确定需要销毁的档案后，要详细编制销毁清单。清单内容应包括档案名称、编号、形成日期、销毁原因等信息。销毁清单的编制要准确无误，并且需要经过严格的审核程序，确保要销毁的档案记录完整、清晰。
3. 审批销毁申请
   • 档案管理部门将销毁清单及销毁申请提交给相关领导或审批机构进行审批。审批过程要严格按照单位内部的档案管理制度进行，确保销毁决策的合法性和谨慎性。例如，对于涉及国家机密、重要历史文化遗产等特殊档案的销毁，可能需要更高层级的审批和监管。
4. 执行销毁过程
   • 销毁方法选择：根据档案的材质和数量等因素选择合适的销毁方法。常见的销毁方法有粉碎、焚烧、化学溶解等。对于纸质档案，粉碎是比较常用的方法，可以将档案纸张破碎成无法恢复的小碎片；对于电子档案，如磁带、磁盘等存储介质，可以采用消磁、格式化、物理破坏等方式。
   • 销毁监督：在销毁过程中，要有专人负责监督，确保销毁工作严格按照规定的方法和程序进行，防止档案在销毁过程中出现遗漏或非法恢复的情况。监督人员要在销毁结束后在销毁记录上签字确认。
5. 记录销毁情况
   • 销毁完成后，要对销毁的全过程进行记录，包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、监督人员等信息。这些记录应与销毁清单一起保存，作为档案销毁工作的重要凭证，以备后续查阅和审计。

四、档案销毁的注意事项

1. 遵守法律法规
   • 档案销毁必须严格遵守国家相关的档案法律法规以及单位内部的档案管理制度。对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等特殊档案的销毁，更要确保符合保密法规的要求。例如，对于国家机密档案，销毁过程可能需要在保密部门的监督下进行，并且要严格按照保密程序处理销毁后的残渣等。
2. 确保信息安全
   • 在销毁电子档案时，要特别注意信息安全。除了采用合适的销毁方法确保数据无法恢复外，还要考虑销毁过程中的数据备份、传输等环节可能存在的安全风险。例如，在销毁存储在云端的电子档案时，要确保云端服务提供商有完善的数据擦除和安全审计机制。
3. 环保要求
   • 在选择销毁方法时，要考虑环境保护因素。例如，焚烧档案可能会产生有害气体和烟尘，需要采用符合环保标准的焚烧设备和处理措施；对于化学溶解等方法，要确保化学试剂的使用和处理符合环保法规，避免对环境造成污染。